A gestão de contratos e fornecedores na área de Tecnologia da Informação (TI) é fundamental e desempenha um papel crucial para garantir o alcance do sucesso de seus objetivos estratégicos nas organizações modernas de forma eficaz e condizente com o orçamento. Desta forma, este artigo explora a importância dessa prática de implementação, destacando seus benefícios e melhores práticas especificamente na área de TI.
1. Redução de Custos, Controle de gastos e Otimização Financeira
A implementação e gestão eficaz de contratos permite que as organizações negociem melhor os contratos em seus termos e condições de forma conveniente, garantindo preços competitivos, melhores condições de pagamento, fazendo com que os recursos financeiros sejam utilizados de forma eficiente.
O monitoramento sobre renovações contratuais automáticas, cláusulas incertas e controle sob custos adicionais não planejados, evita pagamentos desnecessários, reduzindo desperdícios que podem ampliar os custos sem justificativa.
2. Gestão de Riscos e conformidade
Contratos bem geridos incluem cláusulas específicas para identificação e mitigação de riscos associados aos fornecedores e suas interrupções no serviço, falhas no fornecimento, violações de segurança cibernética e não conformidade regulatória.
Contratos considerados bem estruturados devem incluir cláusulas de conformidade com regulamentos, segurança, recuperação de desastres e penalidades por violações. Essas cláusulas asseguram proteção a organização de danos e penalidades, uma vez que, os fornecedores estejam em conformidade com as normas relevantes (como GDPR, LGPD, entre outras).
De acordo com a pesquisa feita pela “Agenda 2023” da Deloitte com 501 empresas em 2023, duas de suas maiores dificuldades dos negócios estão relacionadas à Gestão de Fornecedores, 31% apontam como desafio na seleção e homologação dos prestadores enquanto outros 28% precisam reduzir problemas operacionais com fornecedores.
3. Melhoria em Desempenho e na Qualidade dos Serviços
O estabelecimento de padrões claros de Acordos de Níveis de serviço (SLAs), garante que os serviços prestados pelos fornecedores atendam às expectativas aos padrões de qualidade, organização e desempenho, esperável pela organização.
É importante a implementação de sistemas de monitoramento contínuo para acompanhar o desempenho dos fornecedores ao longo do contrato, garantindo a conformidade com os requisitos acordados, identificando áreas de melhoria e oportunidades de otimização.
4. Suporte à Inovação e Flexibilidade
Contratos bem estruturados que estimulam a inovação por parte dos fornecedores, facilitando a introdução de novas tecnologias e práticas inovadoras no ambiente de TI que possam beneficiar a organização. É fundamental ainda, a flexibilidade para ajustar estes contratos conforme as necessidades em resposta a mudanças da organização, no negócio ou de mercado. Deste modo mantendo a agilidade e a competitividade.
5. Gestão Estratégica de Fornecedores
Outro pilar importante é a implementação de processos rigorosos para selecionar fornecedores, baseando em critérios estabelecidos pela organização como histórico de desempenho, estabilidade financeira, reputação e capacidade técnica.
Estabelecimento de métricas e relatórios para avaliação de desempenho dos fornecedores frequente, estabelecendo uma média a ser alcançada de acordo com a avaliação dos colaboradores internos. Dessa forma será possível ter clareza sob os fornecedores com desempenho abaixo do esperado e poderá haver negociações para melhorias ou até mesmo a substituição do fornecedor.
O desenvolvimento de relacionamentos estratégicos e duradouros com fornecedores, proporciona uma colaboração mútua além da simples transação comercial.
6. Transparência, Eficiência Operacional e Responsabilidade
A documentação deve ser clara de todas as obrigações contratuais, expectativas mútuas e responsabilidades, promovendo transparência e minimizando conflitos. Dessa forma trazendo melhorias na eficiência operacional, a fim de evitar refazer o trabalho, interrupções nos serviços e até disputas contratuais.
Interessou? Comenta e diz qual sua opinião sobre a implementação dessa modalidade de Gestão.
FONTE - FACHINI, T. Como fazer a gestão de fornecedores da minha empresa? Disponível em: <https://www.projuris.com.br/blog/gestao-de-fornecedores/>. Acesso em: 28 jun. 2024.
Este post foi criado pela Improova, com colaboração de Lorena Antunes! Juntos, exploramos insights e ideias para trazer conteúdo valioso. Descubra mais sobre como a Improova impulsiona a inovação e o sucesso, clicando no botão abaixo!
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