A análise de processos é um ponto necessário para avaliar se os processos de negócio estão alinhados com os objetivos estratégicos da empresa e para entender por que e como os resultados são alcançados. Em outras palavras, esse desempenho não pode ser melhorado? A análise de processos também serve a esse propósito: identificar oportunidades de melhoria.
O que é uma análise de processos?
As organizações que operam com uma visão por processos devem ter uma compreensão profunda de cada fluxo de trabalho. Afinal, os processos são como engrenagens que precisam funcionar bem individualmente e em conjunto.
A análise de processos permite revisar e entender amplamente os processos de negócios, verificando como eles estão progredindo em relação a:
• Objetivos: cumprimento das metas traçadas no plano estratégico;
• Recursos: Os recursos técnicos, financeiros e humanos utilizados são consistentes e atualizados?
• Custo e tempo: Existe uma forma de reduzir custos e ganhar tempo operacional?
• Desempenho: quais problemas a equipe enfrentou durante a execução;
• Qualidade: Formas de melhorar a qualidade de entrega e outras qualidades.
Para isso, são realizadas entrevistas, coleta de dados, simulações, modelagem, além de técnicas analíticas como SWOT e benchmarking.
Em resumo, a análise de processos procura responder às seguintes questões:
Como fazer análise de processos ?
1. Entenda as necessidades da sua organização
Priorize quais processos analisar com base em sua pesquisa de negócios (por exemplo, você pode obter essa pesquisa em nosso aplicativo de matriz SWOT). Tentar analisar todos os processos é um erro comum que geralmente resulta em pilhas de documentos desatualizados.
Essa priorização deve considerar processos end-to-end, ou seja, processos envolvendo duas ou mais áreas que geram resultados que agregam valor aos clientes e/ou ao negócio.
Portanto, o processo escolhido deve contribuir para os objetivos estratégicos da sua organização ou ter um impacto direto na experiência do cliente.
2. Análise do processo de planejamento
Ao selecionar um processo para revisar, você naturalmente seleciona um dos processos para revisar. Você precisa escolher o foco de sua análise para organizar como o projeto será implementado e exatamente o que precisa ser feito.
De acordo com o CBOK, esses esforços de planejamento incluem as seguintes questões:
• Limite o escopo da análise (até que ponto a análise será realizada? O objetivo futuro será a documentação, padronização ou transformação?).
• Definir critérios de coleta de informações.
• Formar uma equipe de revisão e identificar funções.
3. Conduza a análise do processo
Neste ponto, as equipes multidisciplinares precisam se unir para criar uma visão de um processo integrado que mais se alinhe com a forma como o trabalho é feito hoje.
Não tente documentar cada pequeno detalhe do processo. Caso contrário, a análise pode se tornar uma tarefa interminável.
4. Determinar ações de melhoria de processo
Por fim, a modelagem feita em papel deve ser movida para softwares de modelagem como o Bizagi. A documentação das descobertas da análise de processos pode ser usada em projetos de transformação de processos.
Afinal, não é à toa que ideias para melhorias imediatas, rápidas e de baixo custo vêm à sua mente durante uma sessão de análise de processos. Também podem surgir ideias para iniciativas de longo prazo, como planos de ação e projetos.
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